كيف تهيئ موظفيك للعمل عن بعد: هذه تجربتنا في لوسيديا

القسم: الكل, التحليل الرقمي     Mar 23, 2020 12:00:00 AM

شارك:

كيف تهيئ موظفيك للعمل عن بعد: هذه تجربتنا في لوسيديا

Mar 23, 2020 12:00:00 AM / by Maryam Sheikh

بحلول العام 2020 كانت العديد من الشركات قد تبنت مفهوم العمل عن بعد بشكل أوسع، بالرغم من أن فريق موظفينا في لوسيديا يضم بالفعل عددا من الموظفين العاملين عن بعد، إلا أن هذا الخيار أصبح أكثر  من ضرورة مع انتشار فيروس كورونا  بشكل سريع في كافة أنحاء العالم،

مع ما تقوم به الدولة من إجراءات وقائية لوقف زحف هذا الفيروس، قررنا في لوسيديا انطلاقا من مسؤوليتنا الاجتماعية المساهمة في الحد من انتشار فيروس كورونا  بمنح الخيار لبقية الموظفين الذين يعملون في مكتب الشركة أن يبدؤوا في العمل عن بعد، كيف فعلنا ذلك بنجاح؟

 تحدث إلى موظفيك

بالنسبة للموظفين والمدراء على حد سواء يبدو أمر الانتقال إلى العمل عن بعد أمرا صعبا في البداية، لكي يتمكنوا من إنجاز ومتابعة المهام بنجاح عن بعد، لذلك سيكون عليك كصاحب الشركة أن ترتب الأمر أولا وتهيئ الأمر لموظفيك، من الضروري أن يدرك جميع الموظفين في الشركة خطورة الانتقال والعمل في مساحات مشتركة في الوضع الراهن، وأنّ التكاتف وتعاون الجميع يمكن أن يساعد الدولة في الحد من انتشار الفيروس.

اعقد اجتماعا مع موظفيك مع الأخذ بالحسبان جميع الإجراءات الاحترازية التي تسمح ببقاء مسافة بين الموظفين  ووقايتهم من أي عدوى، تحدث إليهم عن أهمية وفوائد العمل عن بعد للشركة: يسمح العمل عن بعد بالإبقاء على إنتاجية الشركة وبالتالي تقليل المخاطر الاقتصادية والمالية، كما ويضمن للموظفين البقاء قريبا من عائلاتهم وقضاء الوقت معهم، والأهم هو وقايتهم من الاختلاط وانتقال الفيروس من شخص إلى آخر بسبب مغادرة المنزل للذهاب للعمل يوميا.

استخدم الأدوات المناسبة

لن يكون هناك مكاتب وأدوات مكتبية، أو مساحات كبيرة لكي ينجز فريقك عمله عن بعد، التكنولوجيا سهّلت على أصحاب الأعمال مهمة إدارة الفرق التي تعمل عن بعد، ولكن للانتقال إلى العمل من المنزل ستحتاج إلى حزمة من الأدوات الفعالة التي تساعدك وموظفيك على أداء المهام بشكل فعال، من شأن كثير من الأدوات أن ترفع إنتاجية موظفيك عن بعد، وأن تساعدهم على التواصل وإنجاز العمل بأفضل الطرق، من بينها أدوات تنظيم المهام، أدوات إدارة المشاريع، أدوات التواصل…  وغيرها كثير، فيما يلي بعض أهم الأدوات التي تستخدمها الفرق العاملة عن بعد لتنظيم العمل وإنجاز المهام:

1.  تريللو Trello

من أفضل أدوات إدارة المشاريع، والخطط، تمنح الفريق منظورا مشتركا حول المشاريع التي يتم العمل عليها، أو المخطط لتنفيذها، أو تلك التي تم العمل عليها بالفعل، عبر لوحات وبطاقات تُمكنك من تحديد المهام المختلفة التي  يعمل عليها الفريق لإنجاز العمل بشكل أسرع وأكثر تنظيما.

2. سلاك Slack

سلاك هو أداة تشبه المكتب الرقمي، ومساحة تساعد على التواصل ومشاركة الأفكار ، يمكنها أن تجمع جميع أفراد الفريق في مكان واحد، من خلال استخدام قنوات متعددة للمراسلة الفورية والتعاون، تساعد المدراء أيضا في إدارة الموظفين، وهي أداة متكاملة مع عديد من التطبيقات والأدوات الأخرى.

3.  جوجل درايف Google Drive

واحد من أشهر وأفضل نُظم للتخزين السحابي للحفاظ على الملفات، والمستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، في مكان واحد، آمن ومركزي، ومشاركتها  مع العاملين عن بعد، يمكن مزامنة ملفات جوجل درايف مع الأجهزة بحيث يمكن للفريق عرضها وتحديثها من أي مكان.

4.  زووم Zoom

هو تطبيق تراسل جماعي، بجودة عالية لمكالمات الفيديو، سهل الاستخدام ويمكّنك من إجراء المحادثات مع الموظفين عن بعد بكل سهولة، ويمكّنك تسجيل المكالمات، سواء مكالمات الفيديو أو المكالمات الصوتية، كما ويمكّنك من مشاركة شاشتك مع الفريق لتقديم الشروحات، وإجراء المناقشات حول مشاريع العمل.

حدد آلية العمل عن بعد

يختلف العمل عن بعد، عن العمل التقليدي، في المكاتب يمكنك مراقبة الموظفين، وقياس إنتاجيتهم، وأدائهم للعمل بينما يبدو الأمر مختلفا بالنسبة للعمل عن بعد، ستواجه بعض التحديات الإدارية، لذلك من الضروري أن تقوم بإنشاء إرشادات واضحة بخصوص سياسات الانتقال للعمل عن بعد.

لضمان التواصل الفعال مع الفريق يوميًا ، وكذلك قنوات اتصال جيدة ومفتوحة للمستخدمين بالتواصل على مدار وقت الدوام وتبادل الأفكار والنقاشات حول العمل ، وطرح الأسئلة وتلقي تلك التي تساعدهم على إنجاز مهامهم ، مع عقد اجتماعات منتظمة لاستخدام أدوات مختلفة ، مثل البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة الفورية ، وغيرها ، واحرص أن يتم التفاعل مع المراسلات والاتصالات وعلى جهوزية الفريق لمواعيد الاجتماعات عن بعد.

تأكد من أن جميع الموظفين يفهمون آلية العمل عن بعد ، ما يضمن إنجازهم للمهام في وقتها المحدد ، ومن الضروري الحرص على توثيق العمليات والمهام بشكل يومي ، وموائمة توافر أفراد الفريق في وقت واحد.

منح موظفيك المزيد من الثقة التي تحتاجها يعزز إنتاجهم ، ولكن على الموظفين أن يفهموا أن العمل عن بعد ليس عطلة ، وأنهم يجب أن يتابعوا القواعد لضمان نجاح مهام الفريق كاملة.

ولتساعد الفريق على تنظيم العمل عن بعد ، من الضروري أن يجيب كل موظف عن هذه الأسئلة:

  • ما الذي أنجزته أمس؟
  • ما الذي ستنجزه اليوم؟
  • ما هي التحديات التي تواجهك في إنجاز مهامك؟

كيف يمكن لأداة لوسيديا أن تساعد

وأنت تعمل مع فريقك عن بعد ، سيكون من المهم لشركتك أن تتابع آخر المستجدات حول هذا الفيروس الذي أوقف العالم ، يساعد أداة لوسيديا أولا بأول على الاطلاع على تحديثات فيروس كورونا من خلال متابعة البث المباشر لمنحك صورة كاملة عن أبرز الإحصائيات والدول المتضررة وأعداد الإصابات والمتعافين والضحايا ، وأبرز الانطباعات في العالم وما يقوله المغردون حول هذا الوباء ومدى تفاعلهم ، وتداعيات فيروس كورونا على الاقتصاد والسياسة العالميين ، وأهم تصريحات وقرارات القادة وصُنّاع القرار ، إضافة إلى كشف الحقائق ودحض الشائعات والأخبار الكاذبة التي تنتشر بشكل يومي حول هذا الوباء.

 سمح العمل عن بعد لفريق لوسيديا بإنجاز العمل ، والتركيز على المشاريع والخطط بإنتاجية ، بغض النظر عن المكان الذي يعمل منه الموظف ، مع مساهمتنا في حماية الموظفين ولمساعدة الدولة على إنجاح الإجراءات الوقائية التي تقوم بها في كافة أنحاء المملكة للحد من انتشار كوفيد 19 .

العمل عن بعد هو المستقبل: هل شركتك مستعدة له؟

 

Tags: الكل, التحليل الرقمي

Maryam Sheikh

Written by Maryam Sheikh